Una vez programada la reunión, piense dónde va a celebrarla. Hazte las siguientes preguntas importantes:

• ¿Dispone el lugar de la reunión de todas las sillas que necesita?
• ¿Dispone el lugar de la reunión de pantalla o proyector?
• ¿Va a servir café o refrescos?

No olvide llamar a AAA para solicitar artículos que pueden hacer que su reunión sea un éxito. Disponemos de una gran variedad de artículos relacionados con las reuniones, como:

• Mesas tipo aula
• Sillas de banquete
• Percheros
• Caballetes
• Pantallas de proyección
• Atriles

Consejos:

1. Respeta la apretada agenda de tus colegas. No programes una reunión a menos que:
   • Realmente necesitas la cooperación de varias personas a la vez.
   • Los asistentes deben contribuir a una decisión vital o verse afectados por ella.
   • Quieres que varias personas escuchen y respondan a lo que los demás tienen que decir.
2. Envíe la convocatoria y el orden del día de la reunión con suficiente antelación.
3. Asegúrese de que la convocatoria incluye toda la información clave: Incluya
   • Fecha de la reunión
   • Horas de inicio y fin
   • Propósito
   • Asistentes
   • Ubicación con indicaciones o instrucciones de acceso
   • Orden del día propuesto
4. Dirija la reunión utilizando buenas técnicas de facilitación. Estas son algunas de las técnicas más eficaces que utilizan los facilitadores profesionales:
   • Empieza a la hora; no premies a los rezagados esperándoles.
   • Decide las horas para cada tema y cíñete a ellas.
   • Siga el orden del día; evite los saltos.
   • Desalentar las discusiones paralelas.
   • Establece una norma de "no interrumpir".
   • Deténgase, repita y aclare lo que la gente dice.
   • Prueba de cierre antes de pasar al siguiente punto del orden del día.
   • Registre las decisiones, las acciones y las fechas límite para cada tema.
   • Resuma las decisiones clave y los puntos de acción antes del cierre.
   • Termina a tiempo.